Términos y condiciones

TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA 

TRANSFERPORT S.A.S. 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VÍA WEB

1.        IDENTIFICACIÓN DEL RESPOSNABLE

2.        BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de datos personales vía web se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; los artículos 17 literal k y 18 literal f de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (en adelante “LEPD”); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por lo cual se reglamenta parcialmente la Ley mencionada.

Esta política (en adelante la “Política”) será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

Transporte Ferroportuario de Colombia – TRANSFERPORT S.A.S., a través de la presente Política pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los canales, procedimientos y mecanismos dispuestos por para ejercerlos, así como la información de la(s) persona(s) o autorizada(s) dentro de Transporte Ferroportuario de Colombia – TRANSFERPORT S.A.S., de atender las consultas, reclamos y quejas, y  darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento (como se definirá más adelante) al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.  

3.        DEFINICIONES ESTABLECIDAS EN EL ARTÍCULO 3 DE LA LEPD Y EL ARTÍCULO 3 DEL DECRETO 1377 DE 2013

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

• Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registro públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.

1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
2. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales, implican la comunicación de estos dentro y fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado, por cuenta del responsable.

4.        AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el Tratamiento de Datos Personales, se requiere la autorización previa e informada del titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus Datos Personales está consintiendo el Tratamiento de sus datos por parte de Transporte Ferroportuario de Colombia – TRANSFERPORT S.A.S., en los términos y condiciones recogidas en la misma.

No será necesaria la Autorización del titular cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
2. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5.        TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Transporte Ferroportuario de Colombia – TRANSFERPORT S.A.S., en desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el Tratamiento de Datos Personales, relativos a personas naturales, que están contenidos y son tratados en Bases de Datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la constitución y la ley.

La siguiente tabla presenta la finalidad asignada a nuestra base de datos de terceros en el uso de la página web:

6.        DATOS DE NAVEGACIÓN

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de la página web, recogen Datos Personales, cuya Transmisión se haya implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran: (i) la dirección IP (ii) el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web (iii) la dirección URL (iv) la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima, sobre el uso de la página web, el control de su funcionamiento técnico y la cancelación inmediata después de ser verificados.

7.        COOKIES O WEB BUGS

El sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar Datos Personales del usuario, si no que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario desaparecen cuando cierra el navegador, limitándose a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no se desea permitir el uso de cookies, puede rechazarlas o eliminar las ya existentes, configurando su navegador e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

8.        TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES

Transporte Ferroportuario de Colombia – TRANSFERPORT S.A.S., tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de las personas que estén facultadas para representarlos. En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política. 

Adicionalmente, el Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: 

• El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. 
• El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

9.        DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular del Dato Personal, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

1. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos del Titular son los siguientes:

1. Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus Datos Personales.
2. Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

• Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la Autorización previamente prestada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
• Derecho a solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

10.ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., con NIT. 900.519.515-5, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.

11.   PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

• Derecho de acceso a consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., mediante cualquiera de los canales dispuestos de acuerdo con lo establecido en el No. 9 de la Política.

La solicitud se deberá formular por escrito y contener los siguientes datos:

1. Nombre y apellidos del Titular.
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular, y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

1. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
2. Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. 

Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en LEPD y el Decreto 1377 de 2013, TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., mediante cualquiera de los canales dispuestos de acuerdo con lo establecido en el No. 9 de la Política.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

1. Nombre y apellidos del Titular.
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular, y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. La descripción clara y precisa de los Datos Personales de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, así como los hechos que dan lugar al reclamo y petición en que se concreta la solicitud de actualización, corrección, supresión, revocación o inflación.

• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

1. Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que este subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido.

TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.   MEDIDAS DE SEGURIDAD

TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En ese sentido, TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., ha diseñado e implementado una Política de Seguridad de la Información, con el objetivo de garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información propia o de terceros que maneja la compañía en el giro ordinario de su negocio. Estas medidas se aplicarán sin excepción a todos los sistemas informáticos, equipos electrónicos y accesos físicos, de forma que estos garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contra toda clase de amenaza que comprometa o pueda eventualmente comprometer, distorsionar o desviar el uso de la información hacia una actividad diferente para la que se tiene disponible.

Por otra parte, TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de Transmisión, ha requerido a los encargados del Tratamiento con los que trabaja, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el Tratamiento de los Datos Personales.

13.   TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su Autorización expresa e inequívoca para la Transferencia.
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

1. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
2. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la Transferencia internacional de Datos Personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de Datos Personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el Tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de Transmisión de Datos Personales.

14.   VIGENCIA

Las Bases de Datos responsabilidad de TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., serán objeto de Tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del Tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

15.   MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada por TRANSPORTE FERROPORTUARIO DE COLOMBIA – TRANSFERPORT S.A.S., cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.